【例文有り】初めての相手へメールを送るビジネスマナー

こんにちは、人材育成トレーナーの太田章代です。

仕事で初めての相手にメールを送るときは、件名や挨拶ひとつで印象が大きく変わります。メールは文字だけのコミュニケーションですので、冷たく感じさせたり、失礼にならない文章を書くことが重要です。

これよりは、今後の取引にプラスになるような、『初めてメール』のビジネスマナーをご紹介します。

他にもビジネスマナーに関する記事をアップしております。是非そちらもご覧ください。

『件名』は用件＋送信者名

相手は毎日たくさんのメールを受け取るということを念頭に置き、件名を見て一目でどんな内容のメールかわかるようにします。簡潔に分かりやすく、無駄に長い文章にならないようにします。また初めてメールをする場合は、誰から届いたメールなのか分かるように、自分の会社名・氏名を件名の最後につけておくと親切です。

件名の例／

NG例:　面談の御礼

NG例:　初めまして。□□（会社名）の××（氏名）です

OK例:　本日〇〇についてお時間をいただいた御礼【□□（会社名）の××（氏名）】

OK例:　面談の御礼【□□（会社名）の××（氏名）】

OK例:　担当変更のご挨拶【□□（会社名）の××（氏名）】

『宛名』は正式に書く

初めて送るメールはとにかく丁寧に文章を書くことをおすすめします。もしかしたら相手はビジネスマナーに厳しい方かもしれません。失礼がないように宛名は正式に書くようします。

宛名の例／

NG例:　〇〇（株）△△様 →（株）と略すのは失礼です。

OK例:　〇〇株式会社 業務部　統括本部長 △△△△様 →会社名＋部署名＋役職＋氏名を書きます。

『書き出しの挨拶文』に「はじめまして」は使わない

初めての相手にメールするときには、「はじめまして」を使いたくなると思います。しかし「はじめまして」はビジネスでは軽く感じられてしまうので使わない方が無難です。

・初めてご連絡を差し上げます。
・突然のメールで失礼いたします。
・突然のご連絡失礼いたします。

を使うことをおすすめします。 また、挨拶後に自己紹介をして誰からのメールなのか、わかるようにします。

「お世話になっております」はビジネスで面識がある方、取引がある方に使います。担当者が変更になり、挨拶に伺った後に御礼のメールをする場合は、初めてのメールですが「お世話になっております」で問題ありません。

以前から会社と取引がある場合例／

いつもお世話になっております。 □□会社で営業を担当しております××と申します。

この度、前任の〇〇に代わり貴社の担当になりましたため、 ご挨拶の連絡をいたしました。

面識がある人の場合例／

初めてご連絡を差し上げます。

本日、営業研修会で名刺交換をさせていただきました、 □□会社の××と申します。

この度は貴重なご縁をいただきまして 誠にありがとうございました。

面識がない人の場合

突然のメール失礼いたします。 私、□□会社の××と申します。

この度、〇〇会社△△様からご紹介いただき、 ご連絡をいたしました。

【例文１】担当者変更の挨拶メール

件名：担当変更のご挨拶【□□（会社名）の××（氏名）】

〇〇株式会社 営業部　課長 △△△△様

いつもお世話になっております。 □□会社で営業を担当しております××と申します。

この度、前任の〇〇に代わり貴社の担当になりましたため、 ご挨拶の連絡をいたしました。

この４月に着任したばかりで、至らないこともあると存じますが、 貴社のお役に立てるように努めて参ります。

前任者同様、ご指導賜りますようお願い申し上げます。

またご挨拶に伺いたく存じますので、 改めてご連絡を差し上げます。

今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。

——————————————- 署名

【例文２】名刺交換をした後の御礼メール

件名：営業研修会での名刺交換の御礼【□□（会社名）の××（氏名）】

〇〇株式会社 営業部　課長 △△△△様

初めてご連絡を差し上げます。

本日、営業研修会で名刺交換をさせていただきました、 □□会社の××と申します。

この度は貴重なご縁をいただきまして 誠にありがとうございました。

貴社の取り組みなどお話をしていただき、大変勉強になりました。

全国展開をされている貴社が、地域貢献のために 植樹をされているお話が心に残り、弊社も地域貢献を 意識して活動したいと思いました。

またお目にかかれることを心待ちにしております。

まずはメールにて恐縮ですが、名刺交換の御礼を申し上げます。

今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。

——————————————- 署名

【例文３】紹介された相手へ送る挨拶メール

◎◎会社◇◇様からのご紹介【□□会社の××】

〇〇株式会社 営業部　課長 △△△△様

突然のメール失礼いたします。 私、□□会社の××と申します。

この度、◎◎会社◇◇様からご紹介いただき、 ご連絡をいたしました。

現在、営業研修の開催を考えていらっしゃると伺いました。

弊社では、お客様にニーズに合わせたオリジナル営業研修を しておりますので、お役に立てるかと存じます。

詳しい研修内容に関してご紹介をさせていただきたいので、 お時間をいただけませんでしょうか。

ご多用のところ恐縮ですが、ご検討いただけると幸いに存じます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

——————————————- 署名

まとめ

初めての相手にメールを送るときの気遣いポイントです。

・『件名』は用件＋送信者名

面談の御礼【□□（会社名）の××（氏名）】 上記のように、用件は簡潔に伝えその後に自分の会社名・氏名を入れる

・『宛名』は正式に書く

会社名＋部署名＋役職＋氏名を書きます。

・『書き出しの挨拶文』に「はじめまして」は使わない

「はじめまして」は軽い感じがするのでビジネスでは使わない方が無難です。

・初めてご連絡を差し上げます。
・突然のメールで失礼いたします。
・突然のご連絡失礼いたします。

を使うことをおすすめします。 ビジネスメールは文字だけで相手への気遣いを伝える必要があります。特にはじめてメールする相手には最大限の注意が必要です。今後、相手との仕事の繋がりを継続させるためにも、好印象を与えるメールを送るようにしましょう。