こんにちは、人材育成トレーナー太田章代です。
新規で企業を訪問する場合、相手から『今後、この人と取引をしていきたいのか』をジャッジされています。ですので、１度の訪問で相手から信頼を得ることができるのかが重要です。販売する商品が良くても、最終的にお付き合いがはじまるかは「人」です。
営業として知っておきたい、訪問する上で必要なビジネスマナーについてご紹介します。
訪問は準備８割
質の良い事前準備が商談を成功させます。相手の時間をいただく限り「何をしに来たの？」と思われないように、万全な事前準備が必要です。
■事前準備をしたいこと
・ＨＰ等で会社情報について知識を入れる（設立、従業員数、事業内容、拠点数 等）
・ＨＰでは得ることができない、必要な情報をヒアリングできるようにメモをしておく（悩み、必要な時期、予算 等）
・必要な資料、名刺は予定人数よりも多く用意する
・提案内容の仮設を立てておく。お客様は〇〇だと思うので、当社の商品を購入すると〇〇になりますと、相手にとってのメリットを考えておく
遅刻したらアウト
遅刻をした段階で印象が悪くなり、契約を結べる可能性はかなり下がります。車が渋滞していたなどの不測の事態もありますが、それも見越しておかなければなりません。相手の時間をいただいている限り、遅刻は相手の時間を奪っているので要注意です。
■訪問マナー
・通常の訪問は１０分前に到着して身だしなみを整え、５分前に入る
・遅刻をしてしまいそうな時は、わかった時点ですぐに先方に電話を入れる
受付から印象を良く
訪問時には会社の代表として見られている意識が大切です。良くも悪くも、個人ではなく、○○会社の印象になりますので、以下のことを気をつけましょう。
■訪問マナー
・コートやマフラーは建物の中に入る前に脱ぐ
・携帯をマナーモードにする
・受付で「お世話になります。〇〇会社の△△と申します。１５時に✕✕部の▢▢様とお約束で参りました」と要件をはっきり伝える
・受付で待っている時は時間がありますが、携帯電話の操作や、２人以上で訪問した場合は無駄話をしない
応接室までの移動は顔を上げてキビキビと動く
廊下を歩く姿や、椅子に座る姿勢なども見られています。背筋を伸ばして、堂々とした立ち居振る舞いを心がけましょう。
■訪問マナー
・廊下で訪問先の人とすれ違ったときは、軽く会釈をしながら挨拶をする
・応接室に入る際は、止まって「失礼いたします」と言って会釈をしてから入室する
・指定された席に座って待つ。指定されない場合は下座（出入口の近く）に座って待つ
・バッグは足元に置く。コートはコンパクトに畳んでバッグの上に置く
担当者が来たらすぐに起立して挨拶
初対面の場合、応接室での待ち時間に名刺の準備をしておきます。担当者が入室したらすぐに立ちあがり、お時間をいただいたお礼を伝えて名刺交換をしましょう。
■訪問マナー
・「本日はお忙しいところお時間をいただきありがとうございます」と挨拶をする
・お茶は相手から「どうぞ」と言われたら口をつける
・いただいた名刺は、名刺入れの上に置く
最後に好印象を残す
心理学では「終末効果」といい、最後の別れ際は記憶に残りやすいと言われています。最後は笑顔で感謝を述べ良い印象を残し、今後に繋げていきましょう。
■訪問マナー
・「本日は貴重な時間をいただき、ありがとうございました」と感謝を述べる
・最後は「今後共よろしくお願いいたします。失礼いたします」と言ってお辞儀をする
・エレベーターでお見送りをされる場合は、ドアが完全に締まるまで頭を上げずにお辞儀をする
・玄関口でお見送りをしてくれる場合は、玄関から出たら一度振り向き一礼をする
・外に出てからコート、マフラーを着用する
・必要に応じてその日のうちに、電子メールや手紙でお礼を伝える
まとめ
ビジネスマナーは相手への思いやりの心の在り方を表現したものです。相手の時間をいただく限り、最大限の思いやりや心遣いを表現したいですね。
