こんにちは、人材育成トレーナーの太田章代です。
あなたの職場では、「要はこういうことでしょ？」などと「要は」「要するに」を頻繁に使う人はいませんか。絶対使ってはいけないわけではありませんが、時と場合によっては相手をイラつかせてしまうこともあります。 そこで今回は「要は」「要するに」の意味から、反感を買う理由と改善法をご紹介します。
「要は」「要するに」の意味
「要は」「要するに」は『今までの話をまとめる』という意味があります。要点を簡潔に伝えるときのみに使いますので、1つの話に1回のみ使用するのが基本です。「要は、要は」と頻繁に使う人は、話がまとまっていないので気をつけましょう。
太田章代頭の中を整理してから話す癖をつけると、自然と「要は」の回数が減っていきますよ。
「要は」「要するに」を使うと反感を買う理由と改善法
それでは、仕事で「要は」「要するに」を使うと相手が不快になる理由を場面ごとにみていきましょう。
1.相手の話に「要するに」を使う
■想定ケース
相手が何を言いたいのかわからず、痺れを切らして話の途中で「要するに」と話をまとめる
⇒相手の感情
話を途中で遮られ、勝手に話をまとめられ不快。そのまとめが間違っていると更にムカッとする。例えば上司の要領を得ない話の途中で「要するに、〇〇ということですよね」と話をまとめると、上司はバカにされているように感じてしまいます。
しかし、理解ができないまま仕事をすると二度手間になってしまうことがあります。相手の話は最後まで聞いて「ここまでの話を、確認してもよろしいですか」とワンクッションおいてから、まとめるようにしましょう。
太田章代良かれと思ってしたことでも、相手のプライドを傷つけては逆効果ですね。
2.自分の話に「要するに」を使う
■想定ケース
自分の話を相手に理解してもらうために、話の最後に「要するに」を使ってまとめる
⇒相手の感情
自分が理解していないと思われているようで、見下されてると感じる。「要するに」の後の話が長いと更にイライラする。自分の話の途中で「要するに」を使うと、相手の理解度に疑問を持っていると受け取られかねません。
また「要するに」をよく使う人は、最後に結論をもってくる傾向があるため、話がわかりづらくなります。話がまとまっていないため、「要するに」と言ったあとも長くなり、何を言いたいのか理解がしづらいものです。仕事では『結論』を先に伝えると分かりやすく簡潔に伝えることができます。
話しの最後に要約をしなくてもいいように、以下のＰＲＥＰ法（プレップ法）という最初に結論を伝える話法を使ってみましょう。
太田章代「結論から話す」を意識するだけで、相手への伝わり方が劇的に変わりますよ。
ＰＲＥＰ法
結論：次回のプロジェクトは4月からスタートすることになりました
理由：なぜなら、3月までに別のプロジェクトが終了するからです。
具体例：現在はＡチームが〇〇プロジェクトを進行中ですが、残っているタスクが少なくなり、3月末完了の目標に向けて順調に進んでいるからです。
結論：よって、次回のプロジェクトは4月からスタートします。
相手が助かる「要は」「要するに」の使い方
「要は」「要するに」を使っても嫌がられない場面があります。例えば会議で発言をする場面で、話が長くなってしまい、自分でも何を言っているのかわからなくなったときに、「要するに、〇〇ということでいいかな」とまとめてくれたら、助かります。
ただこれも相手を選ぶ必要があります。上司や先輩の話をまとめてしまうと、相手に恥をかかせてしまうため、失礼ですので気をつけましょう。
まとめ
「要は」「要するに」は上から目線で、時と場合によっては失礼になることがあるため、使う際には気をつけましょう。口癖になっていて、ご本人も気づいていないことがあるので、周りの人が教えてあげてくださいね。
